נמאס לכם שתיבת המייל שלכם מבולגת? אתם לא מוצאים כלום ופותחים את המייל וסוגרים בבהלה?
הפוסט הזה בשבילכם! בפוסט אני מסבירה איך לארגן את תיבת המייל, איך למחוק מיילים ישנים שלא רלוונטים ואיך ליצור מסננים שיעזרו לכם מעתה ואילך להשאר עם תיבת מייל מסודרת ומתוקתקת!! בואו נתחיל!!

נתחיל קודם כל עם ריקון של מאסות קריטיות של מיילים ישנים ולא רלוונטים

בתוך שורת החיפוש של גימייל חפשו את הביטוי “אם אינך רואה מייל זה לחץ כאן”
זה יביא לכם אוטומטית מאסה של מיילים פרסומיים ותוכלו למחוק אותם בבת אחת.

מחיקת מיילים עם קבצים גדולים

כנ”ל תוכלו לחפש size:1mb ולחפש קבצים מעל 1MB ולמחוק את כולם. כנ”ל כמובן ניתן בכל גודל של קובץ עד 25MB

מחיקת מיילים ישנים

חפשו בתוך שורת החיפוש את הביטוי older_than:10y או כל מספר אחר של שנה ותופתעו לראות כמה מיילים עתיקים יש בתיבה. אם הם לא רלוונטים לכם תמחקו אותם פשוט.

יצירת מסננים וכללים כדי לא להעמיס על תיבת המייל

מה זה תווית? תדמיינו שכל תווית היא כמו תיקייה שלתוכה אתם מחליטים איזה סוג של מיילים נכנסים, וכך כל מייל נכנס למקום הייעודי לו ולא נכנס סתם לתיבת הדואר הנכנס אם אין בכך צורך.
איך יוצרים תווית?
בתוך תפריט המייל למטה אמור להיות + עם אופציה ליצירת תווית חדשה.

בלחיצה על תווית חדשה נפתחת האופציה להגדיר שם לתווית ולבחור האם תרצו שהיא תהיה תווית אב או תווית משנה.

אחרי שאישרתם את התווית תראו שהיא נוספה לרשימת התוויות.
הגדרה אם תראו כשיש מיילים חדשים בתווית או לא
כשאתם עומדים ברשימת התווית על תווית מסויימת יפתח תפריט עם 3 נקודות ובו אפשרות להגדיר אם תראו בכל פעם שיש מיילים חדשים שלא נקראו בתגית או לא.
הנה דוגמה לתוויות שיש לי במייל בחלקן הגדרתי שאני אראה אם יש מיילים חדשים שלא נקראו ובחלקם לא.

איך מגדירים איזה מיילים יגיעו לתגית הספציפית?

נניח שיש לי חנות ואני רוצה שכל חשבונית תגיע לי למייל אבל אני לא צריכה שהיא תכנס לתיבת דואר נכנס, אבל כן חשוב לי בסוף היום לרפרף על הרכישות ולראות מה קנו.
אז ככה:
אני פותחת תגית חדשה כמו שהראיתי קודם.
נכנסת לאחד המיילים שאני רוצה שמיילים דומים אליו יסוננו מעתה ואילך.
לוחצת למעלה על השלוש נקודות ואז יש אפשרות של סינון הודעות מסוג זה

במסך הזה אני מגדירה את סוג ההודעות שאני רוצה לסנן.
אם למשל בתוך תיבת המייל שלכם קיימות כמה תיבות תוכלו להגדיר רק מיילים שמיועדים אל מייל מסוים יסוננו. או רק מיילים עם נושא מסויים או מכילים נושא מסויים או מעל גול של קובץ מצורף וכו’

אחרי שסיימתם להגדיר איזה סוג מיילים יסוננו, זה הזמן להגדיר מה יקרה עם המייל המסונן.
לוחצים על מסנן חדש ומגדירים מה יקרה איתו.
אפשר להגדיר – שהוא ידלג על תיבת דואר הנכנס – מתאים לאם זה מייל שהוא רק אינפומציה ואין צורך שיכנס לתיבה הראשית.
אפשר מראש שהוא יסומן כנקרא
אפשר לסמן ככוכב או כהודעה חשובה.
אפשר להגדיר כלל שתמיד מייל כזה יועבר אוטומטית למישהו אחר שתגדירו.
ופה אפשר להגדיר גם שהוא יהיה תמיד עם תגית מסוימת.

ואם נלך לדוגמה שהעלתי קודם, אם אני רוצה שמיילים עם חשבוניות לא יגיעו לתיבה הראשית אני מגדירה במסנן שהמייל שמגיע מחברת החשבוניות שלי ומכיל את הכותרת “עסקה חדשה” ידלג על תיבת הדואר נכנס ויוגדר עם תווית של רכישות חדשות וזה הכל.

ומה עם רטרואקטיבית?

אם יש לכם כבר מלא מיילים מסוג מסויים תוכלו לחפש מייל אחד, להגדיר מסנן ואז לסמן את כפתור הקסמים של “הפעלת מסנן מסוג זה על X שיחות תואמות. וכן, אם תסמנו פה דלג על תיבת דואר נכנס ותפעילו את המסנן אחורה זה אוטומטית יוציא לכם את כל המיילים מהסוג הספציפי הזה לתווית שתגדירו ויוציא אותם מתיבת הדואר הנכנס.

התחרטתם על תווית או מסנן מסויים?

תמיד אפשר להכנס בתוך המייל להגדרות (גלגל שיניים בצד שמאל) ואז להגיע למסך ההגדרות של המייל ובלשונית תוויות אפשר למחוק ולארגן מחדש תגיות ובלשונית מסננים אפשר לשנות ולערוך או למחוק מסננים.

אהבתם את הפוסט? משהו לא ברור? מוזמנים לכתוב לי בתגובות או להצטרף לקבוצה שלי “אוטומציה להמונים” בפייסבוק.
המטרה של הבלוג ושל הקבוצה לתת לעסקים שרוצים להתייעל טיפים ורעיונות איך לשלב בקלות תהליכי אוטומציה והתייעלות בעסק.