נמאס לכם שכל חודשיים צריך להגיש לרו”ח את כל החשבוניות והכל מפוזר במייל בבלאגן?
החלטתי להכין פוסט שיסדר לכם את החיים!
– איך לעשות שבאופן אוטומטי כל החשבוניות יחולקו בתיבת המייל לפי קטגוריות בתיקיות.
ואז הם יכנסו אוטומטיתתת לגוגל דרייב מסודרים בתיקיות ואז תוכלו לשתף את התיקייה אוטומטית עם הרו”ח-
בואו נתחיל בעבודה!! (מוזמנים אגב להצטרף לניוזלטר של הבלוג ובקרוב אני אכין גם סרטון עם הסברים של כל מה שכתוב בפוסט)

המצרכים הדרושים: חשבון חינמי בזאפייר, תיבת מייל בגיימיל, וקצת מוטיבציה

שלב ראשון יצירת תווית בתיבת גימייל

בתוך תיבת הגימייל כנסו ל-הגדרות בצד שמאל הגלגל שיניים, ואז בתוכו לחצו על הגדרות שסימנתי בעיגול צהוב ועברו ללשוניות תוויות.

בתוך תוויות תראו למעלה תוויות מערבת, ומתחת לזה יש תוויות – ואפשרות ליצור תווית חדשה. לוחצים ובוחרים שם לתווית. למשל חשבוניות. מה שזה עושה זה יוצר תיקייה בתוך תיבת המייל שהשם שלה זה השם של התווית שבחרתם.

סיימנו את השלב הראשון, עכשיו אמורה להתווסף לכם בתוך תיבת המייל תיקייה חדשה ויפה!

שלב שני – ליצור תיקייה זהה בגוגל דרייב!

נכנסים לגוגל דרייב ולוחצים בצד ימין על: חדש

חלק שלישי: כניסה לזאפייר.

כמובן שצריך קודם ליצור חשבון בזאפייר וליצור שם משתמש וסיסמה. זה חינמי בהגבלה מסויימת ואפרט על כך בסוף.
בתוך האתר של זאפייר לוחצים על מייק א זאפ make a zap

עכשיו חשוב לי להסביר משהו על מה שאנחנו הולכים לבצע בזאפייר, בעצם אנחנו בוחרים קודם את הפעולה שהיא הטריגר ואז את מה שאנחנו רוצים שיקרה כשהטריגר מופעל.

כעת הזאפייר רוצה שנסביר לו מה אנחנו רוצים לעשות, ואנחנו רוצים לעשות שכאשר יש מייל חדש בתוך תווית של חשבוניות במייל שלנו הקבצים המוצרפים שיש בתוך המייל יעברו לתוך תייקיה שנקראת חשבוניות בגוגל דרייב.
ולכן עכשיו נסמן פה את גימייל כמובן.

כאן בוחרים את האופציה השנייה של טריגר כאשר יש מייל חדש בתוך תווית בגימייל

לוחצים על הכפתור הכחול כדי להמשיך

עכשיו צריך לבחור את החשבון שלכם בגימייל שבו התיקיות נמצאות, פשוט נפתח תפריט ובוחרים.

עכשיו צריך לבחור את התווית המדוברת שהיא כמובן – חשבוניות!

ואז שוב ללחוץ על הכפתור הכחול כדי להמשיך.

(הערה קטנה: אני יצרתי בתוך התווית של חשבוניות עוד תוייות שהם כמו תתי תגיות ואז כל חשבוניות של כל ספק נכנסים בנפרד אבל רציתי שההדרכה תהיה פשוטה, אם תרצו הסבר איך לעשות את זה כתבו לי בתגובות)

כעת הזאפייר ישאל אתכם אם ליצור לכם המחשה תלחצו על דלג וזה חשוב ללחוץ על זה ולא להתעלם וללחוץ על הסקיפ.

ועכשיו חלק שני בתוך הזאפייר שבו אנחנו מסבירים לו מה לעשות!

כעת נלחץ על הסימון של הגוגל דרייב כמובן ונתחיל להסביר לזאפייר מה לעשות כשיש מייל חדש בתווית…

בתוך ה choose action לוחצים ונפתח תפריט

ובוחרים את הפעולה של העלאת קובץ, כלומר בכל פעם שנכנס מייל לתיקייה של התווית אנחנו אומרים לו לעשות העלה של קובץ לתייקיה בגוגל דרייב.

ושוב לוחצים המשך

עכשיו נפתח לנו חלון כזה ובו אנחנו צריכים לבחור את החשבון שלנו בגוגל דרייב.

בחלונית שעכשיו נפתחה יש כמה הגדרות ממש חשובות, צריך לבחור את חשבון הדרייב שלכם, את שם התיקייה (חשבוניות) את מה אתם רוצים שהגוגל דרייב יקח מתוך המייל – אנחנו רוצים את הקובץ ולכן סימנתי בחירה של all_attachments כלומר כל הקבצים המצורפים למייל, ואחרון חביב ללחוץ NO על האם להמיר את סוג הקובץ.

ועכשיו ללחוץ המשך ובחלון הבא לדלג על הטסט.

אנחנו כמעט בסוף – אבל איזה כיף לראות הודעה כזאת!!

וכמובן ללחוץ עכשיו על TURN ZAP ON!!!

חלק אחרון יצירת כלל בתוך הגימייל

החלק האחרון ממש חשוב אנחנו בעצם צריכים להגדיר איזה מיילים יכנסו לתווית שהגדרנו.
כנסו למייל וחפשו חשבונית לדוגמה של חברת הסלולר או כל ספק שאתם משלמים לו קבוע.
אני לצורך הדוגמה ביצעתי חיפוש על גולן טלקום

נכנסתי למייל של החשבונית האחרונה והעתקתי את כתובת המייל – לרוב החברות יש מייל ייעודי לחשבוניות. המייל במקרה זה הוא noreply@golantelecom.co.il

לוחצים העתק על כתובת המייל ונכנסים שוב להגדרות של המייל, אותו מקום שהיינו בו בהתחלה.
הפעם עוברים ללשונית מסננים וכתובות חסומות.

לוחצים על מסנן חדש ונפתח חלון כזה:

מדביקים בתוך ה:מאת את הכתובת מייל של מי ששולח לכם את החשבוניות, מסמנים כולל קובץ מצורף ולוחצים על מסנן חדש.

אחרי הלחיצה על מסנן חדש נפתח תפריט ובו כתוב: כאשר מגיעה הודעה התואמת את החיפוש הזה:
פה צריך לסמן את: דילוג על דואר נכנס כדי שזה יכניס את החשבונית לארכיון אוטומטית, אלא אם כן אתם צריכים אותה בתיבת הדואר הנכנס.
בתוך: החל את התווית בחרו כמובן את התווית: חשבוניות.
ובסוף יש לסמן פה את הכלת המסנן על המיילים שכבר התקבלו. במקרה של גולן יש לי 24 מיילים מהם אז סימנתי את זה.

ככה התיקייה נראית בסוף כשהכל עובד!
נכום שזה גאוני?!!!

אומנם סיימנו אבל יש כמה נקודות חשובות:

• ההגדרות הן כך שהכלל יחול רק על מה שהתקבל ביומיים האחרונים אז אם לא קיבלתם מייל מהספק הזה ביומיים האחרונים לא תראו עדיין את הקבצים בתיקייה.
  אבלל מהמייל הבא זה יעבוד כמו קסם
• אם אתם רוצים לשתף את התיקייה עם הרו”ח כנסו בסיום ההגדרות לגוגל דרייב , חפשו את התייקיה ובחרו עם מי לשתף אותה.
• בפעם הראשונה זה מלא עבודה להגדיר אבל החל מהחודש הבא זה יחסוך לכם ים עבודה, מי שעוסק פטור בסוף השנה תכנסו לתיקייה והכל יהיה כל כך פשוט וקל.
• החשבון בזאפייר הוא חינמי עד 5 זאפים, אז קחו בחשבון.

ולסיום משהו אישי ממני
את הבלוג הזה פתחתי כדי לשתף את הידע שלמדתי לבד בתור עצמאית ואני חושבת שיעזור מאד לעצמאיים ועצמאיות נוספים.
אני אשמח מאד שתרשמו לניוזלטר של הבלוג ותעקבו.
השבוע אני מכינה סרטון של כל התהליך הזה ועוד פוסטים נוספים אז ממש כדאי לעקוב!